Gestione visita in Backend

Descrizione

Il modulo di gestione visite consente di pianificare le visite e registrare i visitatori presso le sedi aziendali. Tramite funzioni avanzate è possibile gestire il workflow approvativo delle visite, tracciare i dati e i dettagli dei singoli visitatori, e stabilire quali informative far accettare ai visitatori.

Prima di iniziare a registrare le visite esterne bisogna impostare il sistema tramite il menu ad esse dedicato.

Impostazioni Visita

Il sottomenu Impostazioni Visita del menu Visite è a sua volta suddiviso in tre voci: Tipologie visitatore, Campi personalizzati e Totem Visitatori.

Tipologie visitatore – qui impostiamo il tipo di visitatore;

Campi personalizzati – campi custom che definiscono ogni tipo di visitatore;

Totem Visitatori – gestione delle registrazioni o richieste di visite dell’azienda da parte degli utenti tramite totem o siti web dedicati.

Tipologie Visitatore

In questo sottomenu gestiamo i tipi di visitatore e ne creiamo uno nuovo tramite il click sul pulsante.

Si aprirà una nuova pagina con diverse funzioni:

Descrizione – qui definiamo il nome del nuovo tipo di visitatore;

Campi personalizzati - campi custom relativi allo specifico tipo di visitatore (per le modalità di creazione vedi sezione Campi personalizzati qui sotto);

Icon Class - funzione tecnica per impostare graficamente il sito web/totem di registrazione. Nello specifico, definisce l’icona che rappresenterà il tipo di visitatore.

Gestisci workflow approvativo visita (verify visits) – se attivato, richiede l’approvazione preventiva della visita da parte di un supervisore/referente aziendale del visitatore;

Riutilizza campi personalizzati visitatore – se attivato, i dati relativi ad un utente già presenti nel sistema vengono utilizzati per le visite future (vedremo questa funzione più in dettaglio successivamente)

Campi personalizzabili

Cliccando sul tasto apriamo la pagina per la creazione dei campi custom. Essi rappresentano i campi aggiuntivi a quelli di default e sono specifici per un determinato tipo di utenti. Potranno essere compilati dai visitatori stessi oppure dagli operatori in backend. Ad esempio, un campo personalizzato potrebbe riguardare il documento identificativo, che non è presente nella scheda di default dei dati anagrafici del visitatore.

Nel campo Nome definiamo il nome che avrà il campo personalizzato che stiamo per creare, quindi selezioniamo una delle variabili posizionate a destra (gruppo checkbox, titolo, paragrafo…) e la trasciniamo nello spazio vuoto centrale. Con un click sulla matitina, che appare quando passo con il mouse nello sopra lo spazio centrale, possiamo impostare il campo.

(inserire l’immagine in italiano)

Variabili:

Richiesto – se attivato, il campo personalizzato dovrà essere necessariamente compilato;

Etichetta – nome del campo personalizzato;

Placeholder - ??? Segnaposto

Class - ???

Nome – definizione di un'etichetta che mi consentirà di utilizzare il campo personalizzato successivamente nei modelli;

Tipo – il modello di campo preimpostato;

Lunghezza max – numero massimo di caratteri;

Utilizza in – il campo personalizzato può essere utilizzato solo dagli operatori in backend oppure anche in frontend; in questo caso può essere compilato in autonomia dall'utente stesso sl totem/sito web.

Nel caso dell’esempio del documento identificativo, trasciniamo nello spazio centrale il Menu dropdown per definire il tipo di documento (fig. 1) e il Campo testuale per il numero di documento (fig. 2). Eventualmente potremmo aggiungere un ulteriore campo Gruppo radio (fig. 3), utilizzato dagli operatori in backend per definire la restituzione del badge alla fine della visita.

                                                             (fig. 1)

                                                                     (fig. 2)

                                                                             (fig. 3)

Risultato:

Tramite gli strumenti di lingua (pulsanti  ), selezionando en, possiamo tradurre i campi personalizzati in inglese.

Quando la creazione dei campi personalizzati per il visitatore è completata, li associamo al tipo specifico di visitatore, selezionandolo dal menu Visite → Impostazioni visita → Tipologie visitatori e cliccando su Aggiorna . In questo caso selezioniamo la Tipologia visitatori »Cliente«.

Aggiunti i campi personalizzati per un determinato tipo di visitatore, tramite i pulsanti Campi Modulo visite e Campi Modulo visitatore, possiamo definire ulteriormente quali campi verranno utilizzati nella scheda del visitatore e quali di essi dovranno essere compilati obbligatoriamente.

Campi modulo visite

Questi campi riguardano le informazioni inerenti alla visita che il visitatore può/deve compilare: il contatto/referente aziendale, l’area che può essere visitata e la data inizio/fine della visita. Se i dati relativi alla data inizio/fine visita sono disabilitati, la data inizio viene inserita automaticamente e la data fine verrà inserita in maniera standard (30 minuti) oppure manualmente da parte dell’operatore.

(inserire immagine in italiano)

Campi Modello visitatore

Questi campi riguardano i dati anagrafici che verranno visualizzati nel modulo visitatore e dovranno o meno essere compilati dall’utente. Si può selezionare e rendere obbligatori diversi campi:

Modelli informative

L’impostazione delle Visite si conclude con la definizione delle informative far accettare al visitatore. Esse vengono definite nello strumento CMS & Email → Modelli informative. Nel dettaglio di una specifica informativa, alla quale accedo tramite il pulsante , rendiamo obbligatoria la sua accettazione oppure no per il tipo di visitatore appena creato.

Esempio della figura sottostante: l’informativa sulla privacy deve essere accettata da tutti i tipi di visitatore, tra cui Clienti.