Per creare un rimborso spese accedere dal menu principale alla sezione Rimborsi Spese > Rimborsi Spese (vedi anche Rimborso Spese).
Si aprirà la seguente schermata
Dare un titolo e scriverlo all'interno del campo Descrizione Spesa / Missione 
.
Selezionare le date di inizio 
e fine 
della mission. Cliccando nei campi si apriranno i menù a tendina dei calendari.
L'utente richiedente il rimborso 
è di default l'utente loggato, ma dal menù a tendina si può scegliere un altro utente.
Scegliere, se presente, un eventuale altro utente collegato alla spesa dal menù a tendina del campo 
. Il campo non è ovviamente obbligatorio
Scegliere nel campo 
il veicolo usato per la missione. La scelta dei veicoli può essere fatta solo tra i veicoli associati all'utente richiedente il rimborso, siano essi personali che aziendali.
Nel campo Anagrafica 
scegliere la destinazione della missione in base a quelle già presenti in anagrafica o aggiungerne altre utilizzando l'opzione Aggiungi un'altra anagrafica 
.
Cliccare su 
e di seguito su Salva.
Cliccare su Trasferta per aprire la seguente scheda:
Cliccare su 
per far comparire i campi,
Selezionare le date di 
e 
della trasferta, selezionare 
e 
e automaticamente comparirà il percorso sulla mappa e la distanza kilometrica verrà calcolata automaticamente 
.
Per creare il percorso di ritorno usando il punto di arrivo come partenza e quello di partenza come arrivo, cliccare su 
Per eliminare un percorso cliccare su
. Cliccare su 
per salvare i dati.
Cliccare su Spese per aggiungere le spese alla missione e si aprirà la seguente schermata:
Cliccare su 
per aprire la sezione dettagli.
Completare i campi inserendo il tipo di spesa scegliendolo dal menù a tendina (per aggiungere altri tipi di spese vedi anche Rimborso Spese), l'importo, la data e eventualmente la descrizione che non è un campo obbligatorio.
Selezionare se la spesa è personale o aziendale
.
Nel campo 
si può scegliere se la spesa è dell'utente intestatario della mansione o di default dall'utente loggato. Inoltre si può aggiungere, opzionale, il luogo della spesa, il riferimento al conto, il tipo del centro di costo e allegata l'immagine dello scontrino o della fattura.
Cliccare su Salva per salvare l'inserimento dei dati.
Per aggiungere una spesa cliccare su 
, per eliminarla su
.
Cliccare su 
per confermare e in seguito su 
, 
o su 
.
Cliccando sulla scheda 
si possono inserire le spese non ancora portate a termine.
Una volta compilati tutti i campi, si può fare l'esportazione in formato Excel dei costi della Missione, cliccando su Esporta Excel.
Cliccando sul Salva e Chiudi si torna alla pagina iniziale dei Rimborsi Spese, ovvero l'indice.
Da qui la missione può venir:
approvata (solo dagli utenti admin o admin cliente o comunque abilitati a farlo)
modificata
visualizzata per poi stamparla
cancellata